Privacybeleid

In dit document worden de volgende met een beginhoofdletter aangeduide definities gebruikt:

Definities

1. Privacybeleid: het door Zenith the negotiation company B.V. vastgestelde en gevoerde beleid ten aanzien van het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in dit document.
2. Zenith: Zenith the negotiation company B.V., alsmede haar moedermaatschappij Zenith training & consultancy B.V. en de aan Zenith gelieerde labels AVOP en 2KNOWHOW, voor zover zij betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens.
3. Website: de website van Zenith onder www.zenithtraining.nl.
4. Persoonsgegevens: door opdrachtgevers, deelnemers en gebruikers aan Zenith verstrekte gegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) / General Data Protection Regulation (GDPR).
5. Gebruiker: elke gebruiker van de Website of van digitale leer- en oefenomgevingen van Zenith.
6. Opdrachtgever / Client: elke derde die met Zenith een overeenkomst heeft gesloten op grond waarvan sprake kan zijn van verstrekking van persoonsgegevens.
7. Deelnemer: een natuurlijk persoon die deelneemt aan een door Zenith georganiseerd traject, training, coaching of ander programma.
8. Vertrouwelijke gegevens: informatie die door Zenith wordt verkregen tijdens de uitvoering van werkzaamheden en die als vertrouwelijk wordt gekwalificeerd.
9. AI-tools: door Zenith ingezette kunstmatige intelligentietoepassingen, waaronder AI Avatars, conversatie-agents, grote taalmodellen (LLM’s) en analysesoftware die persoonsgegevens kunnen verwerken.
10. KOMPAS: het centrale klantbeheersysteem van Zenith waarmee klant- en deelnemersinformatie wordt bijgehouden.

Artikel 1. Algemeen

Zenith the negotiation company B.V. is sinds 1998 actief als ontwikkelpartner voor duurzame commerciële groei. Zenith vergroot de commerciële slagkracht van organisaties via gerichte ontwikkeling van sales- en onderhandelingscompetenties, gerealiseerd door een samenhangend diagnose-interventie-borgingstraject.

Ten behoeve van deze activiteiten registreert en verwerkt Zenith persoonsgegevens. Zenith behandelt deze gegevens in overeenstemming met de AVG / GDPR. Aanvullend is voor alle partners en medewerkers van Zenith contractueel een geheimhoudingsplicht vastgelegd.

1. Doelstellingen van vastleggingen zijn:

• het uitvoeren van alle werkzaamheden die verband houden met deelname aan trainingen, opleidingen, coaching, consultancy, diagnostiek, assessments en persoonlijke testen en/of scans;
• het voldoen aan informatieverzoeken van opdrachtgevers en deelnemers, alsmede het toesturen van nieuwsbrieven en andere informatieve berichten;
• het uitvoeren van analyses om de dienstverlening te verbeteren, onder meer via AI-ondersteunde evaluatie van trainingsresultaten;
• het bieden van toegang tot online leertrajecten, digitale oefenomgevingen en AI Avatars;
• het berekenen, vastleggen en innen van kosten die verband houden met de gevraagde dienstverlening;
• het bijhouden van klant- en prospectinformatie in KOMPAS;
• het behandelen van geschillen;
• het uitvoeren en controleren van de financiële boekhouding en accountantscontroles;
• de uitvoering van andere wettelijke verplichtingen.

2. De volgende persoonsgegevens worden door Zenith verwerkt:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, functie, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bankrekeningnummer;
• een administratienummer;
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de deelnemer;
• gegevens die betrekking hebben op de aard en het verloop van de training, coaching en/of consultancy;
• gegevens die betrekking hebben op de ontwikkelpunten en competenties van deelnemers;
• gegevens voor de organisatie van trainingen en coachingstrajecten;
• gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van kosten;
• gegevens van trainers en begeleiders;
• gegevens verkregen via het gebruik van AI Avatars of andere AI-tools, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het trainingsdoel;
• gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

3. Persoonsgegevens worden verstrekt aan:

• medewerkers en partners van Zenith die uit hoofde van hun functie toegang nodig hebben;
• gelieerde labels AVOP en 2KNOWHOW, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van een geïntegreerd traject en op basis van een verwerkersovereenkomst;
• anderen, indien: de opdrachtgever of deelnemer ondubbelzinnige toestemming heeft verleend, de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht, de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de deelnemer, de gegevens worden verwerkt voor historische of statistische doeleinden, of bij inkoop van trainingen via derden.

Artikel 2. Geheimhouding

Persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens worden door Zenith steeds behandeld met inachtneming van het bepaalde in de AVG / GDPR.

Medewerkers van Zenith zijn gebonden aan contractuele bepalingen op grond waarvan zij persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens in overeenstemming met de AVG / GDPR dienen te behandelen. Voor zover Zenith derden inhuurt ter uitvoering van werkzaamheden, sluit zij daarmee een overeenkomst waarbij geheimhouding voldoende is gewaarborgd.

Artikel 3. Gebruik en opslag van privacygevoelige gegevens

De verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens is uitsluitend bestemd voor het doel waartoe zij zijn overgedragen en geregistreerd. Persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens worden door Zenith niet ter beschikking gesteld aan derden, tenzij dit een uitdrukkelijke wens is van de opdrachtgever of deelnemer, of indien de gegevensoverdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Gegevens worden in principe uitsluitend binnen de Europese Unie opgeslagen.

Zenith slaat haar data op in de cloud via Microsoft 365. Microsoft 365 is een streng beveiligde service, ontworpen conform de Microsoft Security Development Lifecycle. Data bevindt zich in datacenters in Amsterdam en Dublin.

Klant- en deelnemersinformatie wordt beheerd in KOMPAS, het interne klantbeheersysteem van Zenith. Toegang tot KOMPAS is beperkt tot medewerkers en partners met een functionele noodzaak.

Artikel 4. Beveiliging, bewaring en verwijdering

Zenith heeft de noodzakelijke maatregelen getroffen ter bevordering van de fysieke, technische en organisatorische beveiliging van privacygevoelige gegevens.

Privacygevoelige gegevens worden bewaard gedurende de termijn die voor het betreffende doel beschreven is. Overige gegevens worden, conform wetgeving, na 60 maanden verwijderd.

Je gegevens worden onverwijld verwijderd wanneer je daarom verzoekt, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Artikel 5. Gebruik van AI-tools en transparantie

Zenith zet verschillende AI-tools in ter ondersteuning van haar dienstverlening. Dit betreft onder meer:

• AI Avatars: digitale oefenpartners die deelnemers inzetten voor het oefenen van sales- en onderhandelingssituaties. Interactiedata wordt uitsluitend gebruikt voor het trainingsdoel.
• Marcus: een AI-gedreven content- en thought leadership-programma voor marketingdoeleinden. Marcus verwerkt geen persoonsgegevens van deelnemers.
• Grote taalmodellen (LLM’s): Zenith maakt intern gebruik van LLM’s voor research, kwaliteitscontrole en het redigeren van content. Persoonsgegevens worden niet ingevoerd in externe LLM-diensten zonder passende verwerkersafspraken.
• Sessie-analyse: met uitdrukkelijke toestemming kunnen sessies worden opgenomen en geanalyseerd via AI-ondersteunde tools. Opnamen worden bewaard voor de duur van het traject en daarna verwijderd.

Zenith hanteert het principe ‘Human first, AI-second’. AI-tools ondersteunen de professional; zij vervangen menselijk oordeel niet. Beslissingen over deelnemers met rechtsgevolg worden altijd door mensen genomen.

Zenith voldoet aan de transparantieverplichtingen van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689), die vanaf augustus 2026 volledig van kracht is voor AI-systemen met een beperkt risico.

Artikel 6. Verstrekking van gegevens binnen Zenith

Persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens worden binnen Zenith uitsluitend verstrekt aan medewerkers en partners die, uit hoofde van hun functie, toegang tot deze gegevens nodig hebben en dit in overeenstemming is met het doel van de registratie.

Artikel 7. Verstrekking van gegevens aan derden

Zenith geeft persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens alleen aan derden door indien:

• de doorgifte geschiedt aan een door Zenith ingeschakelde verwerker, met welke verwerker Zenith een verwerkersovereenkomst heeft gesloten;
• doorgifte van naam noodzakelijk is aan de accommodatie waar de training wordt gevolgd;
• doorgifte noodzakelijk is aan derden die betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht;
• Zenith op grond van wettelijke verplichtingen gehouden is gegevens door te geven aan bevoegde instanties.

Op onze website zijn links naar websites van andere partijen opgenomen. Zenith draagt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze partijen met je gegevens omgaan.

Artikel 8. Je rechten

Je hebt op grond van de AVG / GDPR de volgende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken je gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van verwerking: je kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: je kunt je gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.
• Recht op menselijke tussenkomst: beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen voor je hebben, kun je aanvechten en om menselijke beoordeling verzoeken.

Wil je van een van deze rechten gebruikmaken of heb je vragen over dit privacybeleid, dan kun je contact opnemen via info@zenithtraining.nl of telefonisch via 0575-560290.

Artikel 9. Cookies

Zenith gebruikt alleen technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor je gebruiksgemak.

Je kunt je afmelden voor cookies door je browser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Eerder opgeslagen informatie kun je via je browserinstellingen verwijderen.

Artikel 10. Commerciële aanbiedingen

Je kunt commerciële aanbiedingen ontvangen over trainingen en programma’s van Zenith. Wil je deze niet (meer) ontvangen, dan kun je je afmelden via info@zenithtraining.nl.

Artikel 11. Wijzigingen in het privacybeleid

Zenith behoudt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen. Elke aanpassing wordt bekendgemaakt op de Website. De huidige versie is van maart 2026.

Contact en klachten

Je gegevens worden door Zenith zorgvuldig beheerd. Mocht dit niet het geval zijn, of heb je vragen over je privacy, neem dan contact op met onze Privacy Officer:

Zenith the negotiation company B.V.
t.a.v. Privacy Officer
Overschiestraat 59A, 1062 XD Amsterdam
E-mail: info@zenithtraining.nl | Telefoon: 0575-560290

Bij escalatie kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.