De meeste onderhandelaars besteden het grootste deel van hun energie aan het gesprek zelf. Ze focussen op argumenten, tactieken en overtuigingskracht. Maar de werkelijkheid is dat de uitkomst van een onderhandeling voor tachtig procent wordt bepaald door wat je doet voordat je aan tafel gaat zitten. Voorbereiding is geen optionele stap. Het is het fundament waarop elk succesvol onderhandelingsresultaat rust.
1. Analyseer de beginsituatie
Elke goede voorbereiding begint met een eerlijke analyse van de uitgangspositie. Stel jezelf de cruciale vragen voordat je het gesprek ingaat. Wat wil ik bereiken? Wat zijn mijn sterke punten en waar ben ik kwetsbaar? Wat wil de andere partij waarschijnlijk bereiken? Welke argumenten ondersteunen mijn positie en hoe sterk zijn die? Waarop kan ik eventueel toegeven zonder mijn kernbelangen te schaden?
Deze analyse dwingt je om verder te kijken dan je eigen perspectief. Door de situatie ook vanuit het standpunt van de andere partij te bekijken, ontdek je kansen en risico's die je anders zou missen. Veel onderhandelaars overschatten hun eigen positie of onderschatten die van de ander. Een grondige analyse voorkomt beide fouten.
2. Bepaal je onderhandelingsbandbreedte
Een professionele onderhandelaar gaat nooit een gesprek in met slechts een getal in gedachten. Je hebt een bandbreedte nodig die je richting en flexibiliteit geeft. Die bandbreedte bouw je op met vier ankerpunten.
Je A.Z.O. (Alternatief Zonder Overeenkomst) is je plan B. Wat doe je als deze onderhandeling niet tot een akkoord leidt? Hoe sterker je alternatief, hoe krachtiger je positie. Je L.D.O. (Least Desired Outcome) is het absolute minimum dat je bereid bent te accepteren. Daaronder loop je weg. Je M.D.O. (Most Desired Outcome) is je streefdoel, het resultaat waar je op mikt. En je M.D.O.++ is je ambitieuze openingsbod, hoger dan je streefdoel maar nog steeds verdedigbaar.
Een sterke onderhandelaar opent altijd met een M.D.O.++ die ambitieus maar verdedigbaar is. Dit creëert onderhandelingsruimte en stuurt de verwachtingen van de andere partij. Wie te laag opent, geeft geld weg. Wie te hoog opent zonder onderbouwing, verliest geloofwaardigheid.
3. Ken je wisselgeld: primaire en alternatieve valuta
Onderhandelen gaat zelden alleen over prijs. Toch is dat het punt waarop veel onderhandelingen vastlopen. De sleutel om uit een impasse te komen is wisselgeld: elementen die je kunt inzetten om waarde te creëren of te ruilen.
Primair wisselgeld omvat de voor de hand liggende variabelen: prijs, volume en leveringsvoorwaarden. Maar de echte winst zit vaak in het alternatieve wisselgeld. Denk aan exclusiviteitsafspraken, contractduur, marketingondersteuning, betalingstermijnen of flexibiliteit in specificaties.
Slimme onderhandelaars spelen bewust met wisselgeld. Ze weten vooraf welke concessies ze kunnen doen die voor hen relatief weinig kosten maar voor de andere partij veel waarde vertegenwoordigen. Dat maakt het mogelijk om te geven zonder te verliezen en om te krijgen zonder de ander leeg te trekken.
4. Denk als een advocaat
De laatste stap in je voorbereiding is misschien wel de moeilijkste: kruip in de huid van de tegenpartij. Denk als hun advocaat. Welke argumenten gaan zij aanvoeren? Waar zullen ze druk zetten? Wat zijn hun alternatieven als deze deal niet doorgaat?
Door de onderhandeling vanuit het perspectief van de ander te doordenken, bereid je je voor op hun strategie. Je kunt tegenargumenten formuleren, zwakke punten in hun positie identificeren en anticiperen op hun reacties. Wie verrast wordt aan de onderhandelingstafel, heeft zich onvoldoende voorbereid.
Conclusie
Sterke onderhandelaars winnen hun deals in de voorbereiding, niet aan tafel. Door de beginsituatie te analyseren, een heldere bandbreedte te definiëren, wisselgeld te inventariseren en als de tegenpartij te denken, ga je elk gesprek in met een voorsprong. Het gesprek zelf wordt dan de uitvoering van een doordacht plan, niet een sprong in het diepe.